Tietosuojaseloste

Päivitetty: 4. heinäkuuta 2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Alandium OÜ käsittelee henkilötietoja. Seloste koskee Alandiumin asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita, verkkosivuston käyttäjiä sekä henkilöitä, joiden tietoja käsitellään B2B-asiakashankinnan, prospektoinnin, yhteydenottojen, puheluiden, puheluiden mahdollisen litteroinnin, puhelutallenteiden ja tapaamisten sopimisen yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Alandium OÜ
Rekisterikoodi: 17523222
Osoite: Tiskrevälja tn 59-12, 13516 Tallinn, Eesti
Sähköposti tietosuoja-asioissa: GDPR@Alandium.EU

2. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Alandium käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

B2B-asiakashankintaan ja prospektointiin
potentiaalisten asiakkaiden ja yhteyshenkilöiden kartoittamiseen
yhteydenottojen tekemiseen
puheluiden toteuttamiseen
puheluiden mahdolliseen litterointiin yhteydenottojen dokumentointia, laadunvarmistusta, tapaamisten sopimista, raportointia ja asiakaspalvelun jatkuvuutta varten
puheluiden mahdolliseen tallentamiseen, jos tallennuksesta ilmoitetaan erikseen ennen tallennuksen aloittamista
tapaamisten sopimiseen
asiakassuhteiden hoitamiseen
palvelun toteuttamiseen ja raportointiin asiakkaalle
yhteydenottoihin vastaamiseen
sopimusten, laskutuksen ja kirjanpidon hoitamiseen
liiketoiminnan, palvelun laadun ja asiakasviestinnän kehittämiseen
väärinkäsitysten, reklamaatioiden ja riitatilanteiden selvittämiseen
lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

3. Mitä henkilötietoja käsitellään?

Alandium voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:

nimi
työrooli, titteli tai vastuualue
työnantaja tai edustettu organisaatio
yrityksen yhteystiedot
työsähköpostiosoite
työpuhelinnumero
julkisesti saatavilla olevat ammatilliset profiili- ja yhteystiedot
verkkosivustojen ja julkisten lähteiden perusteella saatavat yritys- ja yhteyshenkilötiedot
yhteydenottohistoria
puheluiden ajankohta, kesto, osapuolet, puhelinnumerot ja puheluun liittyvät tekniset tiedot
puhelun perusteella syntyvät muistiinpanot
puhelun mahdollinen tekstimuotoinen litterointi
puhelun mahdollinen äänitallenne, jos puhelu tallennetaan ja tallennuksesta on ilmoitettu erikseen
yhteydenottoihin, keskusteluihin ja tapaamisiin liittyvät muistiinpanot
tieto kiinnostuksesta, jatkotoimenpiteistä tai siitä, ettei yhteydenotto ole ajankohtainen
tapaamisiin liittyvät tiedot, kuten tapaamisen ajankohta, osallistujat ja aihe
sähköpostiviestit ja muu liiketoimintaan liittyvä viestintä
laskutukseen, sopimuksiin ja kirjanpitoon liittyvät tarpeelliset tiedot

Alandium ei pyri keräämään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, uskonnollista vakaumusta, poliittisia mielipiteitä tai muita arkaluonteisia tietoja. Jos tällaisia tietoja ilmenee esimerkiksi puhelussa tai viestinnässä ilman, että ne ovat tarpeellisia Alandiumin palvelun toteuttamiseksi, Alandium pyrkii olemaan kirjaamatta tai säilyttämättä niitä.

4. Mistä henkilötiedot saadaan?

Henkilötietoja voidaan saada seuraavista lähteistä:

henkilöltä itseltään
asiakkaalta tai yhteistyökumppanilta
yritysten ja organisaatioiden omilta verkkosivuilta
julkisista yritysrekistereistä ja muista julkisesti saatavilla olevista lähteistä
julkisista ammatillisista verkkolähteistä
sähköposti-, puhelin-, VoIP- ja kalenteriviestinnästä
Alandiumin käyttämistä asiakkuudenhallinnan, puhelinpalveluiden ja viestinnän järjestelmistä

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Oikeutettu etu

Alandium käsittelee B2B-yhteyshenkilöiden tietoja oikeutetun edun perusteella esimerkiksi asiakashankintaa, yritysten välistä yhteydenpitoa, tapaamisten sopimista, asiakassuhteiden hoitoa, palvelun raportointia, puheluiden dokumentointia, laadunvarmistusta ja mahdollisten epäselvyyksien selvittämistä varten.

Käsittely koskee ensisijaisesti henkilön työrooliin ja ammatilliseen yhteydenpitoon liittyviä tietoja, ei yksityiselämään liittyviä tietoja.

Sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano

Kun henkilötietoja käsitellään asiakkaan, potentiaalisen asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa tehtävän sopimuksen valmistelemiseksi tai toteuttamiseksi, käsittely voi perustua sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin.

Lakisääteinen velvoite

Laskutukseen, kirjanpitoon, viranomaisvelvoitteisiin ja muihin lakisääteisiin velvollisuuksiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin.

Suostumus

Jos Alandium käyttää verkkosivustolla tai muussa toiminnassa sellaisia evästeitä, analytiikkaa tai markkinointitoimintoja, jotka edellyttävät suostumusta, käsittely perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen.

Jos puhelu tallennetaan äänenä ja tallennus edellyttää tilanteessa erillistä suostumusta, tallennus perustuu tältä osin suostumukseen. Tallennuksesta ilmoitetaan erikseen ennen tallennuksen aloittamista.

6. Kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Alandium voi luovuttaa tai antaa pääsyn henkilötietoihin seuraaville tahoille siinä määrin kuin se on tarpeen:

Alandiumin asiakkaille silloin, kun tiedot liittyvät asiakkaalle toteutettavaan B2B-asiakashankintaan, tapaamisen sopimiseen tai palvelun raportointiin
asiakkuudenhallinta-, sähköposti-, kalenteri-, puhelin- ja viestintäjärjestelmien palveluntarjoajille
puheluiden mahdolliseen litterointiin tai tallentamiseen käytettävien järjestelmien palveluntarjoajille
kirjanpito-, laki- ja asiantuntijapalveluiden tarjoajille
viranomaisille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää
muille palveluntarjoajille, joita Alandium käyttää liiketoiminnan tekniseen tai hallinnolliseen toteuttamiseen

Kun Alandium sopii tapaamisen asiakkaan puolesta, asiakkaalle toimitetaan vain tapaamisen toteuttamiseksi ja palvelun raportointia varten tarpeelliset tiedot. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi yhteyshenkilön nimi, yritys, työrooli, yhteystiedot, tapaamisaika sekä tapaamiseen liittyvät tarpeelliset muistiinpanot.

Puheluiden litterointeja, puhelumuistiinpanoja tai mahdollisia puhelutallenteita voidaan luovuttaa Alandiumin asiakkaalle vain siinä määrin kuin se on tarpeen asiakkaalle toteutettavan palvelun, tapaamisen sopimisen, raportoinnin, laadunvarmistuksen tai mahdollisen epäselvyyden selvittämisen kannalta.

7. Käytettävät järjestelmät

Alandium käsittelee henkilötietoja muun muassa seuraavissa järjestelmissä ja palveluissa:

Odoo
Thunderbird
yrityksen sähköpostipalvelu
yrityksen puhelin- ja VoIP-järjestelmät
puheluiden mahdolliseen litterointiin ja tallentamiseen käytettävät järjestelmät
yrityksen työasemat ja paikalliset tiedostot siltä osin kuin se on tarpeen
kirjanpidon ja hallinnon käyttämät järjestelmät siltä osin kuin ne sisältävät henkilötietoja

Järjestelmiä käytetään asiakkuudenhallintaan, yhteydenpitoon, puheluiden toteuttamiseen, puheluiden dokumentointiin, tapaamisten sopimiseen, laskutukseen, kirjanpitoon ja palvelun toteuttamiseen.

8. Siirretäänkö tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Alandiumin tarkoituksena on käsitellä henkilötietoja ensisijaisesti EU- ja ETA-alueella sekä käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja EU- ja ETA-alueella tai muutoin GDPR:n vaatimusten mukaisesti.

Alandium ei siirrä henkilötietoja tarkoituksellisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle omassa toiminnassaan.

Jos Alandiumin käyttämä palveluntarjoaja tai sen alikäsittelijä käsittelee henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, siirron tulee perustua GDPR:n mukaiseen siirtoperusteeseen, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin, riittävyyspäätökseen tai muuhun lainsäädännön sallimaan mekanismiin.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Pääsääntöisesti:

prospekti- ja yhteydenottotietoja säilytetään niin kauan kuin yhteydenotto, asiakashankinta tai mahdollinen asiakassuhde on ajankohtainen
ei-ajankohtaiset prospektitiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisen ajan kuluessa viimeisestä merkityksellisestä kontaktista
asiakas- ja sopimustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen oikeuksien, velvollisuuksien, reklamaatioiden tai kirjanpidon vuoksi
kirjanpitoaineistoa ja laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisen säilytysajan mukaisesti
verkkosivuston yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely edellyttää

Puheluihin liittyviä teknisiä tietoja, puhelumuistiinpanoja, litterointeja ja mahdollisia tallenteita säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen yhteydenoton, tapaamisen sopimisen, asiakassuhteen hoitamisen, palvelun raportoinnin, laadunvarmistuksen tai mahdollisten epäselvyyksien selvittämisen kannalta.

Tarpeettomat puhelulitteroinnit ja mahdolliset puhelutallenteet poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole palvelun toteuttamiseen, asiakassuhteeseen, reklamaatioon, oikeuksien turvaamiseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen liittyvää perustetta.

10. Evästeet ja verkkosivuston tekniset tiedot

Alandiumin verkkosivusto voi käyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivuston toiminnan mahdollistamiseksi.

Jos verkkosivustolla käytetään analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä, käyttäjälle annetaan tieto niiden käytöstä ja tarvittaessa mahdollisuus hyväksyä tai hylätä ne.

Verkkosivuston tekniset järjestelmät voivat käsitellä tavanomaisia lokitietoja, kuten IP-osoitetta, selaintyyppiä, vierailun ajankohtaa ja sivuston käyttöön liittyviä teknisiä tietoja. Näitä tietoja käytetään sivuston tekniseen ylläpitoon, tietoturvaan ja mahdollisten häiriötilanteiden selvittämiseen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaisesti oikeus:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa
pyytää virheellisten tietojen oikaisua
pyytää tietojen poistamista
pyytää käsittelyn rajoittamista
vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi lakisääteiset kirjanpitovelvoitteet voivat estää tietojen poistamisen ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä.

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: GDPR@Alandium.EU

12. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Koska Alandium OÜ on rekisteröity Eestiin, ensisijainen tietosuojaviranomainen on Eesti Andmekaitse Inspektsioon. Rekisteröity voi myös olla yhteydessä oman asuinmaansa tietosuojaviranomaiseen.

13. Muutokset tähän selosteeseen

Alandium voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos sen toiminta, käytettävät järjestelmät, henkilötietojen käsittely tai lainsäädäntö muuttuu. Ajantasainen versio pidetään saatavilla Alandiumin verkkosivustolla.